人民来信需要存档吗?人民来信归档的注意事项

人民来信需要存档吗?人民来信归档的注意事项

人民来信属于各机关单位职能范畴内的历史记录之一,应当鉴定归档范围,区分保存价值,应归则归,不应归则剔除归档范围。

第8号国家档案局令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定,不需办理的一般性人民来信、电话记录属于机关文件材料不归档范围。

本机关处理人民来信来访的文件材料,有领导重要批示和处理结果的属于永久保管,其他有处理结果的属于30年保管。

人民来信归档的注意事项:

1.采用纸质信件形式的人民来信,要将信封、邮票等一并归档,注意保持信件的原貌;采用网页、新媒体来信的,除文字部分需要归档外,还要将完整页面截图归档。

2.要将领导批示和处理结果连同信件一并归档,保持“件”的有机联系。

3.按照合理的“件”内顺序进行排列,可以按照来信信封、来信信纸、领导批示单、来信处理结果的先后排序,也可以按照来信处理结果、领导批示单、来信信纸、来信信封的先后排序,同一机关单位、同一归档年度的整理方法应当保持一致。

4.著录题名需要完整、规范,不能仅仅著录来信或处理结果。

如:×××关于×××的来信(×××领导批示,×××处理结果)

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